Ansættelsesretten i Danmark: Fra jobopslag til afskedigelse

Ansættelsesrettens rejse fra jobopslag til afskedigelse

Et ansættelsesforløb er en kæde af beslutninger, og juraen melder sig langt tidligere, end mange forestiller sig. Allerede når stillingen skal slås op, sætter forskelsbehandlingsreglerne grænser for, hvad annoncen må indeholde. Siden kommer udvælgelsen, kontrakten, ansættelsesbeviset og de løbende vilkår om arbejdstid, ferie og sygdom – og til sidst reglerne om opsigelse og afskedigelse.

For arbejdsgiveren handler det om at bygge processen op, så kravene til opslag, udvælgelse og dokumentation er opfyldt, inden man står midt i en konflikt. For den ansatte handler det om at kende sine rettigheder og vide, hvad der skal stå skriftligt, og hvornår.

Flere af de centrale krav er formelle og forholdsvis enkle at efterleve: hvad et stillingsopslag må indeholde, hvilke oplysninger et ansættelsesbevis skal indeholde, og hvor længe en prøvetid må vare. Andre dele – vurderingen af saglige krav, spørgsmålet om usaglig afskedigelse og sygefraværets betydning for opsigelsesvarslet – kræver et konkret skøn i den enkelte sag.

Artiklen følger forløbet kronologisk fra jobopslaget over ansættelsesbeviset til opsigelsen og peger på de punkter, hvor både arbejdsgiver og ansat bør være særligt opmærksomme.

Ansættelsesrettens rejse fra jobopslag til afskedigelse

Jobopslaget: Undgå forskelsbehandling, men stil saglige krav

Et stillingsopslag er en del af ansættelsesprocessen og er derfor omfattet af forskelsbehandlingsreglerne. Ifølge Dansk Industri står det helt specifikt i forskelsbehandlingslovens § 2, at en arbejdsgiver ikke må forskelsbehandle lønmodtagere eller ansøgere til ledige stillinger ved ansættelse.

I praksis betyder det, at en arbejdsgiver ikke bør skrive, at man foretrækker et bestemt køn, en bestemt aldersgruppe eller en bestemt etnicitet. Formuleringen i opslaget skal med andre ord ikke bygge på usaglige kriterier.

Omvendt kræver det ikke, at opslaget er helt åbent. Dansk Industri peger på, at man gerne må skrive, at ansøgeren skal have mindst et antal års erhvervserfaring, og at en specifik uddannelse er en betingelse, hvis den er relevant for stillingen. Sprogkundskaber kan i visse tilfælde også være relevante at anføre.

Grænsen går mellem krav, der er sagligt begrundet i opgaverne, og kriterier, der sorterer ansøgere fra på grund af forhold, der ikke har betydning for jobbet. Den vurdering bør kunne forklares – også bagefter, hvis en afvist ansøger spørger.

Saglige krav vs. usaglige kriterier i jobopslaget

Fra jobanalyse til kompetenceprofil: Byg opslaget på reelle behov

Ifølge Medst er det afgørende for at finde den rette kandidat, at man afklarer, hvilke kompetencer man leder efter, og hvilke konkrete opgaver der skal løses – både nu og i fremtiden. En ledig stilling er samtidig en anledning til at overveje, om teamet har brug for en tilsvarende profil som den hidtidige, eller om det snarere mangler nye kompetencer.

En jobanalyse kan bygges op om nogle få, konkrete spørgsmål: Hvilke opgaver skal en kommende medarbejder løse? Hvilke resultater forventes medarbejderen at levere? Hvad er succeskriterierne, og hvornår forventes de indfriet? Hvilke rammer skal medarbejderen indgå i? Hvem skal medarbejderen samarbejde med? Og hvor meget selvstændighed og kompleksitet forventes der i stillingen?

Svaret på de spørgsmål kan omsættes til en kompetenceprofil, der tager afsæt i jobanalysen. Medst peger på, at en kompetenceprofil både hjælper med at skrive et præcist stillingsopslag og kan bruges som tjekliste, når kandidaterne skal udvælges.

Kompetenceprofilen kan med fordel indeholde temaer som uddannelsesbaggrunde, erfaringer, personlige kompetencer, faglige kompetencer og supplerende kompetencer, der er en fordel, men ikke nødvendige. Man kan også vægte kompetencerne efter, hvor vigtige de er for opgavevaretagelsen – eksempelvis ved at give hver kompetence en score på en skala fra 1 til 5.

Pointen med at afklare kriterierne på forhånd er ifølge Medst, at man bedre kan vurdere og sammenligne kandidaternes kompetencer, at rekrutteringsprocessen bliver mere målrettet, og at kompetenceprofilen mindsker bias i beslutningsprocessen, fordi den sætter fokus på de objektive kompetencer, man søger.

Fra jobanalyse til kompetenceprofil

Sådan skrives et stillingsopslag, der giver genklang

Ifølge Ase bør et stillingsopslag være præcist i sit indhold og afspejle jobbets reelle indhold, dagligdagen i virksomheden og forventningerne til den nye medarbejder. Ase opdeler opslaget i seks elementer.

Først overskriften, som skal være fængende og informerende og indeholde selve stillingsbetegnelsen, vinklet mod den type medarbejder, man søger. Derefter en kort og skarp underoverskrift, der sælger jobbet og klart oplyser, hvilken type stilling der er tale om.

Tredje del er en konkret beskrivelse af stillingens indhold – hvilke opgaver der skal varetages, ansvarsområder, hvilke udfordringer der skal håndteres, hvilke resultater der skal opnås, hvad der gør stillingen attraktiv, hvilke udviklingsmuligheder jobbet byder på, forventningerne til medarbejderen samt krav og ønsker til uddannelsesmæssig baggrund, kompetencer og erfaringer, herunder eksempelvis kørekort og straffeattest.

Fjerde del er en beskrivelse af virksomheden, hvor ansøgere typisk er interesserede i, hvad virksomheden laver, hvordan arbejdspladsen og kollegaskabet er, og hvordan arbejdsmiljøet er. Ifølge Ase kan det dreje sig om historik, antal medarbejdere, branche og produkter, værdier, holdninger og arbejdsforhold generelt.

Femte del handler om ansættelsesvilkårene: hvornår ansættelsen forventes at starte, og hvilke vilkår medarbejderen ansættes under, eksempelvis fuldtid, løn, personalegoder, flextid og om det er en fast stilling. Sjette del beskriver proceduren for ansøgningen, herunder hvad ansøgeren skal medsende.

Det kan betale sig at gøre beskrivelsen ærlig og konkret. Lederweb henviser til en landsdækkende undersøgelse gennemført af kommunernes udviklingscenter Komponent med 5.000 respondenter, hvor analysearbejdet er foretaget med bistand fra Kronprins Frederiks Center for Offentlig Ledelse, og rapporten offentliggøres den 27. maj 2024. Ifølge undersøgelsen efterspørger medarbejderne et autentisk og retvisende billede af den arbejdsplads, de skal være en del af, og de opgaver, de skal løse.

Medarbejderne i undersøgelsen tiltrækkes især af jobannoncer, der giver et ærligt og klart billede af de konkrete opgaver, og næsten lige så meget af en klar og ærlig beskrivelse af de arbejdsforhold, de skal agere i – det gælder arbejdssted, tid, samarbejdsformer og mulighed for fleksibilitet. I den forbindelse oplyser Lederweb med henvisning til Danmarks Statistik, at knap 700.000 danskere startede i et nyt job i 2023. Lederweb oplyser desuden med henvisning til kommunernes og regionernes løndatakontor, at 16 pct. af de ansatte i kommunerne og regionerne forlod deres job i 2023.

Seks elementer i et stærkt stillingsopslag

Rekrutteringsdata: Jobannoncer og jobskifte

Ansættelsesbeviset: Hvornår har du krav på skriftlige vilkår?

En ansættelseskontrakt er den aftale, en lønmodtager indgår med sin arbejdsgiver om ansættelse. Ansættelsesbeviset er ifølge Njord Law medarbejderens ret til at få skriftlige oplysninger om vilkårene for arbejdsforholdet. De to dokumenter er ofte det samme i praksis, fordi kontrakten typisk indeholder alle detaljerne og derfor fungerer som ansættelsesbevis.

Det er værd at holde fast i, at ansættelsen er gyldig, når der er indgået en aftale med arbejdsgiveren – uanset om der findes en formel kontrakt eller et ansættelsesbevis, og uanset om aftalen er mundtlig. Et manglende stykke papir gør altså ikke ansættelsen ugyldig, men det gør det sværere at dokumentere, hvad der blev aftalt.

Efter ansættelsesbevisloven har man som lønmodtager ifølge Njord Law krav på et skriftligt eller elektronisk ansættelsesbevis, hvis ansættelsens varighed er mere end en måned, hvis den aftalte eller faktiske arbejdstid er mere end tre timer om ugen, og hvis man ikke er søfarende. De fleste ansatte opfylder disse betingelser, og forholdene kan ændre sig undervejs, så man på et senere tidspunkt får krav på et ansættelsesbevis, selv om man ikke havde det ved starten.

Ifølge Njord Law skal arbejdsgiveren sikre, at ansættelsesbeviset eller kontrakten indeholder alle væsentlige vilkår for ansættelsen, og dokumentet skal opfylde de minimumskrav, der gælder. Njord Law oplyser endvidere, at en ansat, der ikke modtager en ansættelseskontrakt, eller som får et ansættelsesbevis med fejlagtige oplysninger, kan have ret til en økonomisk godtgørelse fra arbejdsgiveren.

Selv hvis man ikke opfylder betingelserne for at have et lovbestemt krav på et ansættelsesbevis, er det ifølge Njord Law altid en god idé at spørge om et, så alle ansættelsens vilkår er afklaret skriftligt. Njord Law nævner, at man efter en uges arbejde som udgangspunkt skal have et ansættelsesbevis.

Ansættelseskontrakt og ansættelsesbevis

Minimumskrav til ansættelseskontrakten: Det skal stå skrevet

Ifølge Djøf er ansættelseskontrakten en aftale mellem den ansatte og arbejdsgiveren, der beskriver de væsentlige vilkår for ansættelsen. Djøf oplister en række punkter, som kontrakten som minimum skal indeholde: den ansattes navn og adresse; arbejdsgivers navn og adresse eller alternativt den adresse, hvor man hovedsageligt skal arbejde fra; titel eller stillingsbetegnelse; ansættelsesdato og eventuelt slutdato eller forventet varighed, hvis ansættelsen er tidsbegrænset.

Videre nævner Djøf ferierettigheder med henvisning til ferieloven og eventuelt yderligere frihed; opsigelsesvarsler for både ansat og arbejdsgiver samt vilkår for eventuel prøvetid; løn og tidspunkt for udbetaling, eventuelt yderligere tillæg og løndele som pensionsbidrag; den ugentlige arbejdstid; ret til uddannelse, som arbejdsgiver normalt tilbyder; eventuel henvisning til overenskomster eller aftaler, der regulerer arbejdsvilkårene; bidrag til social sikring, der knytter sig til ansættelsen, eksempelvis ATP og arbejdsulykkeforsikring; samt øvrige væsentlige vilkår for ansættelsen. Djøf understreger, at ansættelseskontrakter ofte indeholder flere oplysninger, men at ovenstående er et lovkrav.

FOA beskriver kravene i en lignende rækkefølge og tilføjer blandt andet, at arbejdsstedets beliggenhed skal fremgå, og at der – hvis man ikke har et fast arbejdssted – skal stå, at man er beskæftiget på forskellige adresser. FOA nævner også slutdato ved midlertidig eller tidsbegrænset ansættelse, løn inklusive grundløn, tillæg og pensionsbidrag samt hvornår den udbetales, den normale daglige eller ugentlige arbejdstid, varigheden og vilkårene for en eventuel prøvetid, den ret til uddannelse arbejdsgiver eventuelt tilbyder, varigheden af det fravær med løn, den ansatte har ret til, opsigelsesvarsler og procedurer herunder eventuelle frister, identiteten på de sociale sikringsinstitutioner, arbejdsgiver er forpligtet til at indbetale til, eksempelvis ATP og Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES), samt hvilke kollektive overenskomster og aftaler ansættelsesforholdet er omfattet af.

Ved ansættelsesforhold, hvor arbejdsmønstret er helt eller overvejende uforudsigeligt, skal der ifølge FOA også stå, at arbejdsplanen er variabel, antallet af garanterede betalte arbejdstimer og referencetimer og -dage inden for hvilke den ansatte kan blive pålagt arbejde, samt en minimumsvarslingsperiode før arbejdet skal påbegyndes og en eventuel frist for annullering af arbejdsopgaven.

FOA henviser til, at der ud over de lovbestemte punkter bør være henvisninger i ansættelsesbeviset til, hvilken lovgivning, fællesaftale eller relevant overenskomst der gælder, hvis man bliver syg eller skal på barsel. Virksomhedsguiden beskriver samme øvelse som en liste på 15 punkter, hvor man som minimum skal oplyse punkterne i kontrakten eller ansættelsesbeviset.

Endelig peger både Djøf og FOA på, at aftaler ud over det skrevne bør nedfældes: Djøf anbefaler, at vilkår, der stiller den ansatte bedre end funktionærloven, fremgår af ansættelseskontrakten, personalehåndbogen eller en overenskomst, og FOA anbefaler at få særlige aftaler skrevet ned, eksempelvis hvis man har fået udleveret en personalehåndbog, eller hvis der er aftalt særlige mødetider.

Minimumskrav til ansættelsesbeviset

Prøvetid, tidsbegrænsning og uforudsigelig arbejdstid

En prøvetid følger ikke automatisk med en ansættelse. Ifølge FOA skal en aftale om prøvetid stå udtrykkeligt i ansættelsesbeviset, og ifølge Njord Law må prøvetiden ikke være over seks måneder. Både varigheden og vilkårene for en eventuel prøvetid skal fremgå af ansættelsesbeviset.

Ved tidsbegrænsede ansættelser gælder der særlige oplysningskrav. Djøf nævner, at ansættelsesdato og eventuelt slutdato – eller forventet varighed, hvis ansættelsen er tidsbegrænset – skal fremgå af kontrakten. FOA formulerer det samme krav og henviser til slutdato, hvis ansættelsesforholdet er midlertidigt eller tidsbegrænset.

For ansættelser med et helt eller overvejende uforudsigeligt arbejdsmønster gælder der efter FOA særlige oplysningspunkter i ansættelsesbeviset. De svarer til de krav, der er gennemgået i afsnittet om minimumskrav til ansættelseskontrakten, og de har betydning for, hvornår den ansatte kan regne med at skulle arbejde, og hvor meget arbejde der er garanteret betaling for.

Er arbejdsmønstret uforudsigeligt, bør oplysningerne derfor ikke stå løst i en mail eller mundtligt, men indgå i ansættelsesbeviset.

Prøvetid, ansættelsesbevis og sygefravær

Opsigelse, sygdom og afskedigelse: Hvad sikrer kontrakten og funktionærloven?

Opsigelsesvarsler og procedurer skal fremgå af ansættelsesbeviset. Både Djøf og FOA nævner opsigelsesvarslerne for den ansatte og arbejdsgiveren som et af de punkter, kontrakten som minimum skal indeholde, og FOA tilføjer, at eventuelle frister i proceduren også skal fremgå. Djøf nævner i samme punkt vilkårene for en eventuel prøvetid.

Sygefravær kan under visse betingelser få betydning for, hvor langt et varsel arbejdsgiveren skal give. Ifølge FOA kan man som ansat hos en privat arbejdsgiver under visse betingelser blive opsagt med en måneds varsel, hvis man har været syg i 120 dage inden for de sidste 12 måneder – men kun hvis det står i ansættelsesbeviset. Det er derfor ikke nok, at betingelsen følger af loven; den skal være aftalt ind i dokumentet.

Også på sygdoms- og barselsområdet er ansættelsesbeviset det sted, hvor den ansatte kan finde ud af, hvilke regler der gælder. FOA anbefaler, at der er henvisninger til den lovgivning, fællesaftale eller relevante overenskomst, der gælder, hvis man bliver syg eller skal på barsel.

Er man ansat som funktionær, kommer en række rettigheder fra lovgivningen. Djøf beskriver, at man som udgangspunkt er funktionær, når man er lønmodtager og i gennemsnit arbejder minimum 8 timer om ugen inden for handels- og kontorområdet. Som funktionæransat i den private sektor er man omfattet af de vilkår, der følger af funktionærloven og ferieloven, og det skal også fremgå af kontrakten.

Ifølge Djøf sikrer funktionærloven rettigheder som fem ugers ferie om året, løn under sygdom, halv løn under noget af barselsorloven, et længere opsigelsesvarsel, der afhænger af anciennitet, og kompensation, hvis man bliver usagligt fyret efter ét års ansættelse.

Hvis man aftaler arbejdsvilkår med sin arbejdsgiver, der stiller en bedre end funktionærloven, er det ifølge Djøf vigtigt, at det fremgår af ansættelseskontrakten, personalehåndbogen eller en overenskomst. Det gælder også, når en arbejdsgiver vil være sikker på, at forhold, der ligger ud over lovens minimum, faktisk kan dokumenteres senere i ansættelsesforløbet.