Sådan bygger du en lovlig rekrutteringsproces

Lovgrundlaget for en fair rekrutteringsproces

Ligestillingslovgivningen er en central del af en lovlig rekrutteringsproces. Ligelønsloven forpligter arbejdsgivere til at give mænd og kvinder lige løn for samme arbejde eller arbejde af samme værdi. Ligebehandlingsloven forbyder forskelsbehandling.

Ligelønsloven, Ligebehandlingsloven og Ligestillingsloven udgør tilsammen rammen om ansættelser. Ligelønsloven omhandler løn, Ligebehandlingsloven forbyder forskelsbehandling, og Ligestillingsloven har til formål at fremme ligestilling.

Ligelønsloven er Lov om lige løn til mænd og kvinder. Ligebehandlingsloven er Lov om ligebehandling af mænd og kvinder med hensyn til beskæftigelse m.v.

Ligelønsloven blev indført i 1973, ligebehandlingsloven i 1978. Dermed fik mænd og kvinder lovfæstet ret til ens behandling på arbejdsmarkedet.

Ligestillingsloven har efter sin § 1 til formål at fremme ligestilling mellem kvinder og mænd. Det omfatter lige integration, lige indflydelse og lige muligheder i alle samfundets funktioner. Loven ligger på retsinformation.dk under eli/lta/2020/1147.

Sammen med Ligelønsloven og Ligebehandlingsloven udgør Ligestillingsloven rammen om ansættelser. Lovgivningen sætter grænsen for, hvad der er tilladt, men garanterer ikke i sig selv en fair rekrutteringsproces.

Forskelsbehandling på arbejdsmarkedet handler ikke kun om køn. Ligebehandlingsnævnet behandler klager over forskelsbehandling pga. køn, alder, race, handicap, religion, seksualitet og mere.

Ligebehandlingsnævnet behandler sager inden for Ligelønsloven, Ligebehandlingsloven, Ligestillingsloven, Barselloven, Forskelsbehandlingsloven, Lov om etnisk ligebehandling og Handicapdiskriminationsloven. Lovene findes på retsinformation.dk.

Ligestilling handler ikke kun om juridisk lighed. Det handler også om at fjerne barrierer og stereotyper, der begrænser menneskers potentiale ud fra køn. Processen bør derfor bygge på faste rutiner frem for skøn fra sag til sag.

Trin 1 er at skelne mellem retlige krav og god praksis. Ligelønsloven og Ligebehandlingsloven er bindende for arbejdsgiveren. Faste rutiner er den praktiske måde at sikre efterlevelse i hverdagen.

Sådan bygger du en lovlig rekrutteringsproces

Jobopslag og udvælgelseskriterier uden kønsstereotyper

Et klart opslag er første skridt. Er kriterierne uklare eller formuleret i kønskodende sprog, bliver det svært bagefter at dokumentere, at udvælgelsen byggede på jobrelevante forhold.

Ligebehandlingsnævnet har behandlet en sag, hvor en virksomhed søgte en “yngre” salgsassistent. En 55-årig fik afslag på ansættelse og blev tilkendt 25.000 kr. i godtgørelse.

Ligebehandlingsloven forbyder forskelsbehandling. Bliver ansættelsen efterprøvet, læses opslagets ordlyd og de nedskrevne kriterier først. De skal derfor kunne stå alene.

Før opslaget bør man skriftligt fastlægge stillingens opgaver og de kriterier, der er afgørende for at løse dem. Skel mellem krav, der er nødvendige fra dag ét, og kvalifikationer, der kan læres.

Gør kriterierne konkrete og efterprøvelige – uddannelse, erfaring, konkrete opgavetyper – frem for personlige egenskaber. Personlige egenskaber bliver let et skøn over, hvem kandidaten “er”.

Læs formuleringerne i opslaget igennem for at tjekke, om de utilsigtet skræmmer eller favoriserer bestemte grupper. Vurder opslaget for kønnede vendinger og for beskrivelser af arbejdskulturen, der signalerer, at en bestemt livssituation er en forudsætning.

Det kan fx være antagelser om, hvor meget man kan arbejde, eller hvem der har ansvar for familien. Et opslag, der holder sig til jobbet og opgaverne, er lettere at vurdere ensartet og lettere at forsvare, hvis valget bliver efterprøvet.

Trin 2 er at bygge opslaget op i fast rækkefølge: opgaver først, derefter nødvendige krav, derefter lærbare kvalifikationer. Formuler hvert kriterium, så det kan efterprøves. Læs til sidst opslaget igennem for kønnede vendinger.

Samtale, test og vurdering

Når flere kandidater opfylder kriterierne, ligger den største biasrisiko i selve vurderingen. Vurderingen bør derfor bygge på de kriterier, der er fastlagt på forhånd.

Ligebehandlingsloven forbyder forskelsbehandling. Spørgsmål, test og arbejdsprøver skal derfor knytte sig til de kriterier, der er fastlagt på forhånd.

I samtalen betyder struktur, at de samme spørgsmål stilles til alle kandidater, og at de bygger på de kriterier, der allerede er fastlagt i opslaget.

Lad ikke samtalen blive en ustruktureret snak om personlige forhold, holdninger eller fremtidsplaner, der ikke har betydning for opgaverne. Bruges test eller arbejdsprøver, skal det på forhånd være besluttet, hvordan resultatet indgår i vurderingen.

Afslut hver samtale med en skriftlig vurdering af, hvordan kandidaten klarer sig op imod hvert enkelt kriterium. Begrundelsen skal kunne tåle at blive læst af nogen udefra – en kollega, en leder eller i sidste ende en klageinstans.

Ved fravalg bør det fremgå, hvilke kriterier kandidaten ikke opfyldte. Undgå en generel vurdering af personligt match.

Strukturen skal også kunne holde til en klagesag. Ligebehandlingsnævnet behandler klager over forskelsbehandling i forbindelse med ansættelse, afskedigelse eller arbejdsforhold.

Trin 3 er at forberede samtalen som en struktureret prøve. Spørgsmålene skal knytte sig til kriterierne, ikke til personlige forhold. Test og arbejdsprøver skal have en på forhånd aftalt vægt i vurderingen.

Løn og forhandling

Lønfastsættelsen er det punkt, hvor lovgivningen er mest direkte. Ligelønsloven forpligter arbejdsgivere til at give mænd og kvinder lige løn for samme arbejde eller arbejde af samme værdi.

Ligebehandlingsnævnet behandler sager efter Ligelønsloven. Lønfastsættelsen er derfor et retligt område, hvor begrundelser skal kunne efterprøves.

Det gælder ikke kun identiske stillinger, men også arbejde, der vurderes at have samme værdi for virksomheden. Lønnen bør derfor tage udgangspunkt i stillingens indhold og kriterierne fra opslaget – ikke alene i den enkelte kandidats forhandlingsstyrke.

Det koster kvinder 20 procent på lønnen at få børn (Københavns Universitet, 2018). Den slags mønstre opstår ikke nødvendigvis på grund af enkelte beslutninger i en ansættelsessamtale. De bør minde om, at tilbud og forfremmelser ikke må hænge sammen med køn eller familieforhold.

Forhandlingen bør have et fælles udgangspunkt. Forskelle i tilbud skal kunne begrundes i opgaver, ansvar eller kvalifikationer.

Når lønrammen er fastlagt på forhånd, og begrundelserne skrives ned, er det lettere at opdage og korrigere en forskel, der ellers ville være usynlig. Det er et ligestillingsspørgsmål, og Ligelønsloven forpligter arbejdsgivere til at give mænd og kvinder lige løn for samme arbejde eller arbejde af samme værdi.

Trin 4 er at fastlægge lønrammen, før forhandlingen begynder. Tag udgangspunkt i stillingens indhold og de skriftlige kriterier. Skriv begrundelsen for hvert tilbud ned, så forskelle kan forklares med opgaver, ansvar eller kvalifikationer.

Barsel og familieforhold

I 2022 blev fædres og medforældres ret til barsel styrket. Barselloven betød, at de gik fra 2 til 11 ugers øremærket barselsorlov.

Ligebehandlingsnævnet behandler sager efter Barselloven. Nævnet behandler bl.a. klager over forskelsbehandling i forbindelse med ansættelse, afskedigelse eller arbejdsforhold.

Det gør det mindre rimeligt end nogensinde at antage, at barsel primært vedrører den ene del af arbejdsstyrken. Da Ligebehandlingsloven forbyder forskelsbehandling, bør vurderingen bygge på jobrelevante kriterier.

Kvinder har manglet adgang til ledelsesgangene, mens mændene ikke har haft adgang til at være mere involverede i deres børns liv. Begge køn har i dag lige formel adgang til uddannelse, ledelsesposter og mulighed for at forme arbejds- og familieliv fleksibelt.

Spørgsmålene i samtalen skal knytte sig til de konkrete opgaver og stilles ens til alle kandidater. Mønstrene omkring familieliv er fortsat skæve: Markant flere kvinder går ned i arbejdstid, når de bliver forældre, og langt flere mænd går op i arbejdstid.

Det er et godt argument for at undersøge, hvordan virksomheden selv er med til at skabe eller fastholde mønsteret. Hvis deltidsløsninger, fleksibilitet og barselsorlov i praksis kun forbindes med én gruppe, vil rekrutteringen uundgåeligt bygge på antagelser om, hvem der tager ansvar for familien.

Trin 5 er at holde barsel og familieforhold ude af vurderingen af jobrelevante kriterier. Spørgsmål skal handle om opgaverne og stilles ens til alle. Undersøg samtidig, om fleksibilitet og barsel i virksomheden kun forbindes med én gruppe.

Dokumentation og klageveje

En fair rekrutteringsproces er også sporbar. Gem kriterierne, der blev fastlagt før opslaget, spørgsmålene, der blev stillet, og de skriftlige vurderinger af hver kandidat.

Så kan man efterfølgende vise, hvorfor en kandidat blev valgt eller fravalgt. Vurderingen bliver ensartet, fordi begrundelsen skal formuleres konkret.

Dokumentationen viser også kandidater og medarbejdere, at processen bygger på saglige kriterier. Det betyder ikke, at alle beslutninger er korrekte, men det giver en åben og efterprøvelig proces.

Uenighed kan håndteres konkret frem for som en påstand om, hvad der “føltes” rigtigt. Institut for Menneskerettigheder er ligebehandlingsorgan i Danmark og har ansvar for at fremme ligestilling og behandle klager fra ofre for forskelsbehandling.

Klagevejen går videre til Ligebehandlingsnævnet. Nævnet er et uafhængigt nævn, der træffer afgørelser i sager om forskelsbehandling. Nævnet bistås af et sekretariat i Ankestyrelsen, som forbereder sagerne.

Ligebehandlingsnævnet behandler klager over forskelsbehandling på arbejdsmarkedet – for eksempel i forbindelse med ansættelse, afskedigelse eller arbejdsforhold. Det gælder sager efter Ligelønsloven, Ligebehandlingsloven, Ligestillingsloven, Barselloven, Forskelsbehandlingsloven, Lov om etnisk ligebehandling og Handicapdiskriminationsloven.

En klage sendes til Ligebehandlingsnævnet via nævnets klageskema. Nævnet behandler kun sager om forskelsbehandling; sager om fortolkning af anden lovgivning kan afvises. Det er en betingelse, at en eventuel administrativ klageadgang er udnyttet, at sagen ikke verserer eller er afgjort ved domstolene, og at klagen ikke behandles i det fagretlige system.

Kontakt: Ankestyrelsen, Nytorv 7, 2. sal, 9000 Aalborg. Telefon 33 41 12 00. Mail [email protected].

Ligebehandlingsnævnet har afvist at behandle en klage, fordi afgørelsen af, om en mand havde fået afslag på ansættelse på grund af kommende barsel, afhang af mundtlige parts- og vidneforklaringer.

Virksomheden bør kende klagevejen. Det gør det muligt at informere kandidater og medarbejdere om, hvor de kan henvende sig, hvis de mener, at reglerne ikke er overholdt.

Trin 6 er at gøre processen sporbar. Gem kriterier, spørgsmål og skriftlige vurderinger. Oplys samtidig kandidater og medarbejdere om, at Institut for Menneskerettigheder er ligebehandlingsorgan og behandler klager fra ofre for forskelsbehandling.

Fra regler til rekrutteringskultur

Lovgivning kan ændre reglerne, men kultur tager længere tid at forandre. Lovene om ligeløn og ligebehandling har været på plads i årtier.

Alligevel kan uformelle normer og kønsstereotyper fortsat påvirke, hvem der reelt opnår indflydelse, anerkendelse eller forfremmelse. En lovlig proces er derfor nødvendig, men ikke tilstrækkelig.

Det, der flytter kulturen, er gentagelsen. Ledere og HR bør have faste rutiner gennem hele rekrutteringsforløbet: skriftlige og jobrelevante kriterier før opslaget, ensartede spørgsmål til alle kandidater, skriftlig begrundelse for valg og fravalg samt en lønvurdering, der tager udgangspunkt i stillingens indhold.

Følg rutinerne op med jævne mellemrum, så I kan se, om processen i praksis fører til de ønskede resultater – for eksempel om bestemte grupper systematisk falder fra undervejs. Dermed bliver ligestilling ikke et enkeltstående projekt, men en del af virksomhedens måde at rekruttere på.

Hvor langsomt det går, viser et enkelt tal: I 2024 sad kvinder på 18,6 pct. af de generalforsamlingsvalgte bestyrelsesposter i danske virksomheder. Det tal er ikke resultatet af én beslutning, men af mange.

Netop derfor betyder de gentagne, skriftlige rutiner i rekrutteringen noget. Trin 7 er at gentage hele forløbet: kriterier før opslag, ensartede spørgsmål, skriftlig vurdering, lønramme og opfølgning.

En lovlig rekrutteringsproces er ikke et enkeltstående projekt. Den er en fast rækkefølge, der skal følges hver gang.

Fordele og ulemper ved strukturerede rekrutteringsrutiner